การติดตามงาน Study Tracking

การติดตามงาน Study Tracking 

ในการดำเนินงานวิจัยมีงานมากมายที่ต้องทำ ทั้งในส่วนเอกสาร การติดต่อกับคณะกรรมการจริยธรรมการวิจัยในคน ผู้ให้ทุน ทีมวิจัย และงานอื่น ๆอีกมากมาย เพื่อป้องกันไม่ให้งานที่เป็นเอกสาร งานที่ต้องทำเกิดความผิดพลาด จึงควรมีเครื่องมือในการติดตามงาน ในโครงการวิจัยขนาดเล็กเราอาจใช้ Excel ในการ Track งานที่ต้องทำ หรืออาจใช้ Microsoft® Project หรือ Outlook Calendar โปรแกรมอื่น ๆ ตามความถนัด โดยส่วนตัวชอบใช้ Excel Spreadsheet ตัวอย่าง Tracking Log ที่ควรมีเพื่อความสะดวกในการติดตามงานไม่ให้หลงลืมได้แก่

Study Task Tracking Log เป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผนการทำงาน กรอบเวลาในแต่ละงาน ซึ่งบางครั้งผู้ให้ทุนก็อยากทราบแผนการทำงานและระยะเวลาที่จะใช้

รูปตัวอย่างแผ่นตารางทำการของโครงการวิจัย อธิบายแผนกิจกรรมที่ต้องทำในการทำวิจัย เริ่มตั้งแต่การประเมินสถานที่วิจัย จนโครงการวิจัยเสร็จสิ้น เบื้องต้นอาจเป็นเพียงการกะเวลาที่กิจกรรมแต่ละกิจกรรมจะเกิด และเมื่อมีแผนการปฏิบัติจริงก็ใส่วันที่วางแผนทำ และใส่วันที่ทำกิจกรรมนั้นจริง ๆเมื่อกิจกรรมนั้น ๆเกิดขึ้น

IRB & Protocol Tracking Log เป็นเครื่องมือช่วยในการติดตามการยื่นเสนอเอกสารสำคัญได้แก่ โครงร่างการวิจัย เอกสารแนะนำและใบยินยอม คู่มือผู้วิจัย และอื่น ๆ กับ IRB ทำให้รู้ timeline และผลการพิจารณา

SOPs development Tracking Log เป็นตัวช่วยให้เรารู้ว่าใครเป็นคนรับผิดชอบเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงานเรื่องไหนอยู่ ได้รู้ว่าขณะนี้ถึงขั้นตอนไหน ผ่านการตรวจสอบแก้ไขไปกี่ครั้ง และอนุมัติแล้วยัง ทั้งนี้เมื่ออนุมัติแล้วอาจเพิ่มรายละเอียดฉบับที่อนุมัติและวันที่อนุมัติ

Study Staff Contact &Training Log เป็นเครื่องมือในการติดต่อสื่อสารกับคณะทำงาน ติดตามเอกสารที่ต้องเก็บรวบรวม เช่น ประวัติส่วนบุคคล ใบรับรองการอบรม ใบประกอบวิชาชีพ เป็นต้น ทำให้เห็นภาพรวมความพร้อมของทีมวิจัย หากทีมวิจัยจำนวนมากขาดการอบรม RE&GCP อาจต้องจัดการอบรมก่อนเริ่มดำเนินการวิจัย

Study Supply Inventory Log เป็นเครื่องมือสำคัญที่ใช้ช่วยในการคำนวณงบประมาณและจำนวนพัสดุอุปกรณ์ต่าง ๆให้เพียงพอในการดำเนินโครงการวิจัย เป็นบันทึกข้อมูลจำนวน Study Clinical Supplies ที่ได้รับ (Quantity received) วันที่รับ (Date received) จำนวนที่ใช้ (Quantity used) จำนวนคงเหลือ (Balance)  วันหมดอายุ (Expiry Date) หากมี 

Study Clinical Supplies บางอย่าง เช่น study test kit หากไม่มีใช้ หรือ หมดอายุ จะทำให้ดำเนินการวิจัยต่อไม่ได้ ดังนั้นจึงต้องมีการตรวจสอบเป็นระยะ ๆ และรีบเบิกจากผู้ให้ทุนล่วงหน้า หากจำเป็น เช่น ต้องนำเข้ามาจากต่างประเทศ

บางทีเราอาจคิดว่า การทำ Tracking Log ต่างๆ เป็นการเพิ่มภาระงาน แต่ความจริงแล้วมันเป็นตัวช่วยให้งานเกิดความผิดพลาดน้อยลง สามารถมองภาพรวมของงานได้ชัดเจน โดยเฉพาะหากเป็นโครงการวิจัยที่มีความซับซ้อน เช่น โครงการวัคซีนชนิดใหม่ เป็นต้น