ตัวอย่างจดหมายเตือนจาก USFDA

การตรวจตราจากสำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ของสหรัฐอเมริกา และจดหมายเตือน

US FDA inspection and US FDA warning letters

สำนักงานคณะกรรมการอาหารและยา ของสหรัฐอเมริกา มีกฎระเบียบในควบคุมการวิจัยทางคลินิก สำหรับผู้วิจัย ผู้ให้ทุนวิจัย และคณะกรรมการจริยธรรมการวิจัยในคน โดยจัดทำโปรแกรมกำกับดูแลการวิจัยทางชีวภาพ (Bioresearch monitoring program - BIMO) เพื่อให้แน่ใจว่า มีการดำเนินการวิจัยทางคลินิกเหมาะสม สิทธิ ความเป็นอยู่ที่ดี และความปลอดภัยของอาสาสมัครได้รับการคุ้มครอง และ ข้อมูลที่ยื่นเสนอต่อหน่วยงานต่างๆมีคุณภาพและความสมบูรณ์

การตรวจสอบคณะกรรมการจริยธรรมการวิจัย คือ การตรวจสอบการวิจัยทางชีวภาพ ประเภทหนึ่งของ USFDA

เพื่อตรวจสอบว่า คณะกรรมการฯ ว่า ดำเนินการตามข้อกำหนดของกฎหมายและกฎระเบียบของ USFDA และ ตามที่เขียนไว้ใน SOPs หรือไม่

การตรวจสอบของ USFDA มี 2 แบบ

1.     Surveillance inspection – การตรวจสอบเป็นระยะๆ ตามกำหนดเวลา เพื่อทบทวนการดำเนินงานและขั้นตอนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ โดยรวม

2.     Directed inspection – การตรวจสอบแบบเฉพาะเจาะจงแบบไม่ได้กำหนดไว้ล่วงหน้า โดยมุ่งเน้นตรวจสอบเฉพาะการวิจัยทางคลินิกเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่คณะกรรมการฯพิจารณาจาก ได้รับการร้องเรียน ความผิดพลาดของผู้วิจัย หรือ ปัญหาเรื่องความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับการวิจัยหรือสถานที่วิจัย

ขั้นตอนการตรวจสอบ

1.     เจ้าหน้าที่ USFDA นัดหมายวันตรวจเยี่ยมกับประธานคณะกรรมการฯ

2.     เจ้าหน้าที่ USFDA ส่งใบแจ้งการตรวจสอบ Notice of Inspection (Form FDA 482) และแสดงหนังสือรับรองของหน่วยงานกับผู้ที่รับผิดชอบโครงการวิจัย ก่อนเริ่มดำเนินการตรวจสอบ

3.     เจ้าหน้าที่ USFDA สัมภาษณ์ บุคคลที่เหมาะสมและขอข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับนโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ

4.     ผลการดำเนินงานของคณะกรรมการฯจะถูกประเมินโดยตรวจสอบภาพรวมการดำเนินการวิจัยของโครงการหนึ่งโครงการหรือมากกว่าที่ดำเนินการวิจัยภายใต้กฎระเบียบของ FDA ที่คณะกรรมการฯพิจารณา

5.     ในระหว่างการตรวจสอบ เจ้าหน้าที่ USFDA จะตรวจสอบและทำสำเนา รายชื่อคณะกรรมการ ขั้นตอนและแนวทางการปฏิบัติงาน รายงานการประชุมของคณะกรรมการฯ เอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการวิจัยส่ง-รับระหว่างผู้วิจัยกับคณะกรรมการฯ และเอกสารอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการโครงการวิจัย

6.     หลังจากเสร็จสิ้นกระบวนการตรวจสอบ

a.     เจ้าหน้าที่ USFDA สัมภาษณ์ครั้งสุดท้ายกับสถาบันที่รับผิดชอบและตัวแทนคณะกรรมการฯ

b.     เจ้าหน้าที่ USFDA แจ้งผลการตรวจพบเบื้องต้น

c.     หากพบข้อบกพร่อง จะออกหนังสือ FDA 483 Inspection Observations ให้แก่ตัวแทนคณะกรรมการฯ

d.     ตัวแทนคณะกรรมการฯอาจให้คำตอบ/ให้คำอธิบายผลการตรวจพบโดยวาจาในระหว่างการสัมภาษณ์ครั้งสุดท้าย และ/หรือเป็นลายลักษณ์อักษรภายหลังการตรวจเยี่ยม

7.     หลังการตรวจเยี่ยม

a.     ประธานฯจะได้รับจดหมายอย่างใดอย่างหนึ่งต่อไปนี้

                                          i.    จดหมายแจ้งว่า ไม่พบการเบี่ยงเบนจากกฎระเบียบที่สำคัญ

                                         ii.    จดหมายที่ไม่มีหัวเรื่อง หรือ แจ้งข้อมูล ว่า มีการตรวจพบการเบี่ยงเบนไปจากกฎหมายและกฎระเบียบ ซึ่ง การดำเนินการแก้ไขตามความสมัครใจก็เพียงพอ

                                        iii.    จดหมายเตือน A Warning Letter แจ้งเตือนว่าพบการเบี่ยงเบนไปจากกฎหมายและกฎระเบียบชนิดร้ายแรง

b.     หน่วยงานกำหนดให้คณะกรรมการฯ หรือสถาบันต้นสังกัดตอบจดหมายภายในเวลาที่กำหนด (15 วันทำการหลังจากได้รับจดหมาย)

c.     อธิบายวิธีการแก้ไขเพื่อให้เป็นไปตามข้อกำหนด โดย คณะกรรมการฯ หรือสถาบันต้นสังกัด หรือ ทั้งคู่

d.     จากข้อคำตอบของจดหมายจากคณะกรรมการฯ หรือสถาบันต้นสังกัด USFDAอาจกำหนดนัดมาตรวจเยี่ยมอีกครั้งเพื่อยืนยันว่าการดำเนินการแก้ไขมีความเหมาะสม

e.     นอกจากออกจดหมายแล้ว USFDA สามารถดำเนินการจัดการคณะกรรมการฯโดยวิธีอื่นๆ จนกว่าคณะกรรมการฯ หรือสถาบันต้นสังกัด จะดำเนินการแก้ไข เช่น การจัดการกับโครงการวิจัยอื่นๆที่อยู่ภายใต้กฎระเบียบของ USFDA โดย

                                          i.    ไม่อนุมัติโครงการวิจัยใหม่

                                         ii.    ไม่ให้มีการรับอาสาสมัครใหม่ สำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

                                        iii.    ยุติ หรือ ระงับการอนุมัติชั่วคราว สำหรับโครงการที่กำลังดำเนินการอยู่

                                        iv.    แจ้งแก่หน่วยงานของรัฐและรัฐบาลกลางและหน่วยงานอื่นๆ

จดหมายเตือน A Warning Letter เป็นจดหมายแจ้งเตือนว่าพบการเบี่ยงเบนไปจากกฎหมายและกฎระเบียบชนิดร้ายแรง และต้องมีการแก้ปัญหา แนะนำแนวทางในการแก้ปัญหา กำหนดเวลาที่ต้องรายงานแผนการแก้ปัญหา และ USFDAจะกลับไปตรวจสอบอีกครั้งหนึ่ง

ในปี 2016 มี 14590 เรื่อง

ตัวอย่างการตรวจพบ

คณะกรรมการฯ ล้มเหลวใน

-           การเตรียม รักษา และปฏิบัติตาม ข้อกำหนดที่เขียนไว้ในขั้นตอนการปฏิบัติงาน

-           การเตรียมและรักษา เอกสารการดำเนินการของคณะกรรมการ รวมทั้งรายงานการประชุม

-           การแจ้งผลการพิจารณาว่า อนุมัติหรือไม่อนุมัติ โครงการวิจัยที่ยื่นเสนอ หรือการเปลี่ยนแปลงแก้ไขโครงร่างการวิจัยเพื่อรักษาสภาพการอนุมัติ อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ผู้วิจัยและสถาบัน

-           การมีข้อมูลที่เพียงพอที่จะตัดสินว่า โครงร่างการวิจัยมีคุณสมบัติเพียงพอที่จะได้ต่ออายุอีก 1 ปี

-           การรักษาเอกสารโครงร่างการวิจัยที่ผ่านการพิจารณา เอกสารขอความยินยอม รายงานความก้าวหน้า ที่ยื่นเสนอโดยผู้วิจัย และ รายงานการบาดเจ็บของอาสาสมัคร และ เอกสารการติดต่อสื่อสารระหว่างผู้วิจัยและคณะกรรมการฯ

Warning Letter ของ FDA สามารถอ่านได้ใน เวปไซด์ของ FDA

Barbara Unger: An Analysis Of FDA FY2016 Drug GMP Warning Letters วิเคราะห์ Drug GMP warning letter ของปี 2016 พบว่า  

1.       มีจำนวนเพิ่มขึ้นถึง 2 เท่า จากปี 2015 มี 42 เรื่อง เพิ่มเป็น 102 เรื่องในปี 2016

2.       บริษัทที่ผลิตยาทำความผิดเพิ่มขึ้น โดยเฉพาะในประเทศจีน (2 ในปี 2015 เป็น 15 เรื่องในปี 2016) และอินเดีย  จำนวน 71%ของWarning letterที่เกิดนอกประเทศสหรัฐเป็นของจีนและอินเดีย

3.       ขาดการจัดการข้อมูลที่ดีและความสมบูรณ์ของข้อมูล

*******************************************************************************

Analysis of US Food and Drug Administration Warning Letters

Salas และเพื่อน ทบทวน FDA warning letter ตั้งแต่ 5 May 1995 – 11 June 2007 พบว่า มี 8692 เรื่องที่เกี่ยวข้องกับยาที่ใช้ในคนเช่นการใช้ยาและยาที่ขายตามร้านขายยา ตัดเรื่องอื่นๆที่เกี่ยวข้องกับการผลิตยา การวิจัยทางคลินิก สมุนไพร หรือประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องกับยา ได้แก่อาหาร ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้องกับสัตว์ออก

มี25% ที่เกี่ยวข้องกับยา ในจำนวนนี้ 206ฉบับเป็นเรื่องDrug Promotion (การส่งเสริมการใช้ยา)>> 47% เป็นเท็จหรือผิดไปจากขนาดยาและการใช้ที่ได้รับการอนุมัติ 27%ไม่เปิดเผยเรื่องความเสี่ยง 15%มีการอ้างอิงการใช้ยาที่ผิด 8%ผิดพลาดที่ฉลากยา และ 3%ให้ข้อมูลเกี่ยวกับประสิทธิภาพยาผิด

*******************************************************************************

Trends in food and drug administration inspection: A warning for the industry!

Kunal Shah ทบทวน USFDA warning letter ที่ออกโดย Division of Scientific Investigations (DSI), ซึ่งเป็นแผนกหนึ่งใน FDA's Center for Drug Evaluation and Research (CDER) มีหน้าที่รับผิดชอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดใน GCP และตรวจสอบคุณภาพของข้อมูลที่ยื่นเพื่อขอการอนุมัติยา ที่พบว่ามีมากขึ้นจาก 2 เรื่องซึ่งเป็นเรื่องของผู้วิจัยในปี 2002 >>เป็น 20 เรื่องในปี 2009 ซึ่งเป็นเรื่องของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดคือ  ผู้วิจัย 13 เรื่อง  IRB 5 เรื่อง ผู้ให้ทุน 1 เรื่อง CRO 1 เรื่อง

มิใช่เพียงแค่จำนวนเรื่องที่มีมากขึ้นแต่ยังพบว่า ความผิดพลาดนี้เกิดในบริษัทขนาดใหญ่ที่มีชื่อเสียง เรื่องที่มากได้แก่

• บกพร่องในการตรวจสอบว่ามีการขอความยินยอมตามที่กำหนดไว้ใน 21 CFR Part 50
• บกพร่องในการเก็บรักษาบันทึกของอาสาสมัครแต่ละคนให้ถูกต้อง สมบูรณ์และเป็นปัจจุบัน
• บกพร่องในการทำตามที่กำหนดไว้ในโครงร่างการวิจัย

ทั้งหมดนี้อาจเกิดขึ้นได้จาก ผู้วิจัย ผู้ประสานงานวิจัย เจ้าหน้าที่ในทีมวิจัยและผู้กำกับดูแลการวิจัยMonitor

พบว่า ในปี 2006-2209 เรื่องที่พบเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับความผิดพลาดของ monitor ถึง 40%  ประเด็นการคัดสรรmonitorจึงถูกหยิบยกขึ้นมากล่าวถึงเป็นที่สนใจของ FDA ที่จะไปตรวจสอบการทำงานของผู้ให้ทุน CRO และความผิดพลาดของmonitor

Trends & Insights in IRB Warning Letters

Clinical Research Industry Whitepaper: August 2010

แนวโน้มและข้อมูลเชิงลึกที่เกี่ยวข้องกับจดหมายเตือนคณะกรรมการวิจัย

จดหมายเตือนจาก FDA ต่อคณะกรรมการวิจัยมีเพิ่มขึ้นอย่างมากในรอบ 5 ปีที่ผ่านมา

ในปี 2005 พบว่า มีจดหมาย 4 ฉบับเท่านั้นที่ส่งให้คณะกรรมการวิจัยเป็นเรื่องการฝ่าฝืนกฎระเบียบ และเพิ่มเป็น 13 ฉบับในปี 2009

FDA พุ่งเป้ามากขึ้นไปที่การทดสอบทางคลินิก การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และให้มั่นใจว่าคณะกรรมการวิจัยปฏิบัติตามกฎและข้อบังคับ ซึ่งก็เป็นหน้าที่ของคณะกรรมการที่จะปกป้องอาสาสมัครโดยทำให้มั่นใจว่าการดำเนินการวิจัยเป็นไปตามกฎระเบียบ

บางคนคาดการณ์ว่า สาเหตุที่USFDAมีการตรวจสอบและมีจดหมายเตือนมากขึ้นเนื่องจากการดำเนินการของGovernment Accountability Office (GOA) ที่ส่งผลทำให้ปิดคณะกรรมการวิจัยของCoast ในปี 2019 GOA ก่อตั้งบริษัทและกุเรื่องว่าผลิตเจลกาวที่ใช้ในการผ่าตัด ในขณะที่คณะกรรมการวิจัยอื่นๆไม่อนุมัติ แต่Coast IRB of Colorado Springs, Coloradoอนุมัติให้ดำเนินการ จนกระทั่ง 5 เดือนต่อมาหลังจากอนุมัติโครงการสำหรับผู้ป่วยผ่าตัดหน้าท้องCoastพบว่า ไม่มีทั้งผลิตภัณฑ์วิจัยและสถานที่วิจัยอยู่จริง ผลจากเหตุการนี้และการได้รับจดหมายเตือนจาก USFDA ทำให้บริษัทชั้นนำต่างๆยกเลิกการดำเนินการใดๆกับ Coast IRB จน Coast IRBต้องปิดไป

 

ความผิดของIRBที่พบมาก 5 อันดับ คือ

1.     ไม่ได้มีการเขียนมาตรฐานการปฏิบัติงานที่เหมาะสมกับการปฏิบัติ และดำเนินการจริง

2.     ล้มเหลวในการตรวจสอบว่าคณะกรรมการได้มีการพิจารณาโครงร่างการวิจัยในที่ประชุมที่มีจำนวนคณะกรรมการพอเพียง

3.     บกพร่องในการจัดทำและเก็บรักษารายงานการประชุมในรายละเอียด

4.     บกพร่องในการจัดทำและเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับการดำเนินการของคณะกรรมการ ได้แก่

รายชื่อคณะกรรมการ- ชื่อ ระดับการศึกษา เป็นตัวแทนของ (สายวิทยาศาสตร์-ไม่วิทยาศาสตร์) ประสบการณ์/ความชำนาญพิเศษ ที่ทำงาน ความสัมพันธ์ระหว่างสมาชิกและสถาบัน

5.     บกพร่องในการพิจารณาอย่างต่อเนื่องในโครงการวิจัยที่กำลังดำเนินการอยู่ตามระดับของความเสี่ยง อย่างน้อยปีละครั้ง

 

สิ่งที่ควรปฎิบัติ

1.     อบรมให้ความรู้ อย่างต่อเนื่อง

2.     บันทึกข้อมูลอย่างระมัดระวัง

3.     ปรับปรุงข้อมูลและเอกสารให้ทันสมัย

4.     จัดทำรายงานการประชุมและเก็บรักษาให้ครบ

5.     จัดทำและปรับปรุงรายชื่อคณะกรรมการ

6.     ให้มีรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

7.     ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงใดๆให้บันทึกไว้ด้วย

Change in USFDA enforcement activities following changes in federal administration: the case of regulatory letter released to pharmaceutical companies (#6) Nguyen

US FDA มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลสาธารณสุขโดยทำให้เกิดความมั่นใจว่า ยาและผลิตภัณฑ์ทางชีวการแพทย์ที่ใช้ในคน มีความปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ รวมทั้งมีการรักษาความปลอดภัยเป็นอย่างดีจากการบังคับใช้ Federal Food, Drug and Cosmetic Act (FDCA) และกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องอื่นๆ รวมทั้งจดหมายต่างๆ เช่น จดหมายเตือนและการแจ้งการละเมิดกฎระเบียบ (Warning Letter and notification of violation) ต่อบริษัทยา

การศึกษานี้ เป็นการวิเคราะห์แนวโน้มจดหมายเกี่ยวกับกฎระเบียบถึงบริษัทยาตั้งแต่ปี 1997-2011 จากUSFDA webpage ถึงจำนวนและชนิดของจดหมายระหว่างการบริหารของ 4 รัฐบาลกลางล่าสุด คือ ชื่อหัวข้อจดหมาย วันที่ บริษัท การละเมิดกฎระเบียบที่เกี่ยวข้องกับยา มีจำนวนจดหมายทั้งสิ้น 2467 ฉบับที่เกี่ยวข้องกับบริษัทยา จากสำนักงานใหญ่ 50.6% จากสาขา 49.4% ส่วนใหญ่เป็นเรื่องการตลาดและการโฆษณา

ตัวอย่างจดหมายเตือน (WARNING LETTER) ถึงประธานคณะกรรมการจริยธรรมวิจัยหน่วยโลหิต (OBI)
จดหมายฉบับนี้อธิบายผลการเยี่ยมตรวจตราขององค์การอาหารและยาแห่งสหรัฐอเมริกาต่อคณะกรรมการจริยธรรมวิจัยหน่วยโลหิต (OBI) เมื่อเดือนกุมภาพันธ์ 2006 ผู้เยี่ยมตรวจตราจาก USFDA ได้เยี่ยมตรวจตราเพื่อตรวจสอบกระบวนการคุ้มครองอาสาสมัครว่า เป็นไปตามที่ USFDA กำหนดใน Title 21, Code of Federal Regulations (CFR), Parts 50 Informed consent and 56 Institute Review Board การตรวจเยี่ยมนี้เป็นส่วนหนึ่งของโปรแกรมการกำกับดูแลการวิจัยทางชีววิทยาของUSFDA (FDA’s Bioresearch Monitoring Program) ซึ่งเป็นการตรวจการดำเนินงานของคณะกรรมการฯที่พิจารณาการวิจัยทางคลินิกทีใช้ผลิตภัณฑ์วิจัยและเพื่อคุ้มครองอาสาสมัครวิจัย  

ผู้เยี่ยมตรวจตราจากUSFDAแจ้งประเด็นปัญหาที่พบและอภิปรายตามบันทึกจากฟอร์มFDA 483, Inspectional Observations กับท่านและสมาชิกท่านอื่นๆของ OBI เมื่อสิ้นสุดการตรวจ เราตรวจสอบรายงานการเยี่ยมตรวตราจากฟอร์มFDA 483, และจดหมายชี้แจงรายงานจากฟอร์มFDA 483 ฉบับวันที่ 15 มีนาคม 2006

เรามีความเห็นว่า คณะกรรมการฯมีการฝ่าฝืนที่ร้ายแรงต่อกฎข้อบังคับของรัฐบาลกลางที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานและความรับผิดชองของคณะกรรมการฯภายใต้ 21 CFR Part 56 (มีอยู่ที่http://www.gpoac cess.gov/cfr/index.html) บทบัญญัติที่เกี่ยวข้องกับกฎข้อบังคับของรัฐบาลกลาง CFRถูกอ้างอิงในการฝ่าฝืนแต่ละครั้ง เรากล่าวถึงในจดหมายฉบับนี้ภายใต้ 21 CFR 56.120 (a) ในฐานะที่ท่านเป็นประธานกรรมการคนปัจจุบัน ท่านมีหน้าที่รับผิดชอบที่ต้องมั่นใจว่าคณะกรรมการฯได้ปฏิบัติตามกฎระเบียบของUSFDAอย่างเต็มความสามารถ ภายใต้ 21 CFR 56.120(a)เราได้ส่งสำเนาจดหมายฉบับนี้ถึงหัวหน้าหน่วยงานต้นสังกัดของ OBI เพราะภายใต้ 21 CFR 56.120(c) หน่วยงานต้นสังกัดมีหน้าที่รับผิดชอบการดำเนินงานของคณะกรรมการฯ

1. คณะกรรมการฯบกพร่องในการพิจารณาการวิจัยที่เสนอในที่ประชุมคณะกรรมการฯที่สมาชิกส่วนใหญ่ต้องเข้าร่วมประชุม [21 CFR § 56.108(c)].

ในการพิจารณาครั้งแรกและอนุมัติโครงการวิจัย ไม่พบว่ามีการพิจารณาในที่ประชุมคณะกรรมการฯ  

คณะกรรมการฯอนุมัติโครงการวิจัยโดยการลงคะแนนเสียงเป็นลายลักษณ์อักษรหลังจากที่ผู้รับช่วงวิจัยแจกโครงร่างการวิจัย เอกสารแนะนำอาสาสมัคร ใบยินยอม และใบลงคะแนน (a ballot="ใบอนุมัติ Approval Form"] ให้แก่สมาชิกคณะกรรมการฯ   ในจดหมายชี้แจงเมื่อวันที่ 15 มีนาคม 2006 ท่านยืนยันว่าสมาชิกคณะกรรมการฯคืนใบอนุมัติของแต่ละท่านสำหรับการพิจารณาครั้งแรกของโครงร่างการวิจัย เอกสารแนะนำอาสาสมัคร ใบยินยอม

ในแบบเดียวกันการพิจารณาและการอนุมัติที่ภาคผนวกของโครงร่างการวิจัยและใบยินยอมที่เกี่ยวข้องก็ไม่มีการอภิปรายในที่ประชุมคณะกรรมการฯ รายงานการประชุมคณะกรรมการฯเมื่อวันที่ on 5/18/04 และบันทึกช่วยจำ-ติดตามเมื่อ 5/26/04 ระบุว่าเอกสารอื่นๆของโครงการไม่ได้แจกและอภิปรายในระหว่างการประชุมคณะกรรมการฯ มีคณะกรรมการฯ 3 ท่านลงนามและส่งใบลงคะแนนอนุมัติภาคผนวกของโครงร่างการวิจัยแทน

ในจดหมายชี้แจงเมื่อวันที่ 15 มีนาคม ท่านชี้แจงว่า ประธานอนุมัติภาคผนวกของโครงการเมื่อวันที่ 26 พฤษภาคม 2004 โดยวิธีการแบบเร่งด่วน  เราขอเตือนคุณว่า USFDA กำหนดให้มีการพิจารณาแบบเร่งด่วนได้ในการวิจัยประเภท no more than minimal risk (ดู 63 Fed. Reg. 60353 (Nov. 9, 1998)) และ การแก้ไขเพียงเล็กน้อยภายหลังการอนุมัติในระหว่างที่ยังอยู่ในระยะอนุมัติให้ดำเนินการวิจัยอยู่ กระบวนการพิจารณาแบบเร่งด่วนต้องเป็นไปตามข้อกำหนดใน 21 CFR § 56.110

ท่านยังชี้แจงว่า คณะกรรมการฯมีแผนที่จะเพิ่มจำนวนสมาชิกคณะกรรมการฯ และเพิ่มการประชุมคณะกรรมการฯต่อปีตามความจำเป็น เพื่อให้มั่นใจว่าจะมีการประชุมก่อนทำโครงการวิจัยใหม่ กรุณาส่งสำเนาการปรับแก้กระบวนการปฏิบัติงาน(SOPs) ของคณะกรรมการฯ เพื่อเป็นการแก้ไขการฝ่าฝืนดังกล่าวมาแล้วข้างต้น 

2. คณะกรรมการฯบกพร่องในการแจ้งการอนุมัติโครงการวิจัยอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ผู้วิจัย [ 21 CFR § 56.109(e)].

คณะกรรมการฯไม่ได้แจ้งการอนุมัติโครงการวิจัย เอกสารแนะนำอาสาสมัคร  ใบยินยอมตามข้อที่1 ด้านบน อย่างเป็นลายลักษณ์อักษรแก่ผู้วิจัย เรายังพบว่าคณะกรรมการฯบกพร่องในการแจ้งผู้วิจัยเรื่องการอนุมัติการแก้ไขเอกสารขอความยินยอมอีกหลายครั้ง

ในจดหมายชี้แจงของท่าน ยังเสนอการแก้ไข รวมทั้งเพิ่มเติมรายละเอียดการติดต่อสื่อสาร และการสรรหาผู้สนับสนุนเพิ่มเติม กรุณาส่งสำเนากระบวนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯที่มีการปรับแก้เพื่อเป็นคำตอบการฝ่าฝืนดังกล่าวมาแล้วข้างต้น 

3. คณะกรรมการฯบกพร่องในการจัดทำและเก็บรักษาบันทึกการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ [ 21 CFR § 56.115(a)(1), (a)(2), (a)(3), and (a)(4)].

A. ไม่มีการเก็บรักษารายงานการประชุมของคณะกรรมการฯ อย่างเหมาะสม เพียงพอที่จะแสดงถึงการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ และการออกเสียง ตัวอย่างเช่น รายงานการประชุมวันที่ 10/15/02, 11/10/03, 5/18/04, 10/18/04, 3/14/05, และ 5/23/05 ขาดข้อมูล การออกเสียง – จำนวนคณะกรรมการฯที่ เห็นด้วย ไม่เห็นด้วย และไม่ออกเสียง

B. รายงานการประชุมไม่ระบุฉบับที่ของโครงร่างการวิจัย และใบยินยอมที่คณะกรรมการฯอภิปรายในการประชุม ตัวอย่างเช่น รายงานการประชุมวันที่ 11/10/03, 5/18/04 และ 01/18/04 ไม่พบเลขที่โครงการวิจัยและในระหว่างการเยี่ยมตรวจตราคณะกรรมการฯพิจารณา 3 โครงการ ทำให้ไม่สามารถรู้ได้ว่าโครงการไหนอภิปรายเรื่องอะไรบ้าง คณะกรรมการฯไม่สามารถสืบค้น ติดตามสิ่งที่คณะกรรมการฯกำหนดและประเมินความปลอดภัยของอาสาสมัครของแต่ละโครงการได้  

C. คณะกรรมการฯบกพร่องในการเก็บรักษาบันทึกการปฏิบัติงานของโครงการวิจัยแต่ละโครงการ เช่นการพิจารณาเอกสารใบยินยอมที่ยื่นเสนอโดยผู้วิจัย ตัวอย่างเช่น แฟ้มเอกสารของคณะกรรมการฯ ไม่มีใบยินยอมหลายฉบับของโครงการ และที่ได้มาจากผู้วิจัย และที่มีตราประทับอนุมัติจากคณะกรรมการฯ คณะกรรมการฯเอาเอกสารใบยินยอมบางส่วนมาจากระบบควบคุมเอกสารของOBIและบางส่วนจากแฟ้มของผู้วิจัย

D. คณะกรรมการฯบกพร่องในการเก็บรักษาบันทึกการติดต่อสื่อสารระหว่างคณะกรรมการฯกับผู้วิจัย               คณะกรรมการฯ บกพร่องในการเก็บรักษาผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์ไม่คาดคิดของอุปกรณ์ทางการแพทย์ของโครงการวิจัยที่ยื่นเสนอจากผู้ให้ทุนผ่านทางผู้วิจัย  คณะกรรมการฯไม่เก็บรักษารายงานจากผู้วิจัยและให้สำเนาผลกระทบที่ไม่พึงประสงค์ไม่คาดคิดของอุปกรณ์ทางการแพทย์กับผู้เยี่ยมตรวจตรา USFDA จากแฟ้มเอกสารสำคัญของผู้วิจัย (Clinical Investigator’s Files)

จดหมายชี้แจงว่าคณะกรรมการฯจะจัดให้มีเจ้าหน้าที่รับผิดชอบเพิ่มในการเก็บรักษาเอกสารทั้งหมดของคณะกรรมการฯ และจะจัดทำระบบควบคุมเอกสาร สำหรับใช้กับเอกสารวิจัยและเอกสารการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ ในการชี้แจงกับจดหมายฉบับนี้กรุณาอธิบายว่าคณะกรรมการฯจะควบคุมรักษาเอกสารของคณะกรรมการอย่างไร ตามข้อกำหนดใน 21 CRF 56.115(a) โดยใช้ระบบควบคุมเอกสารกลาง (Centralized document control system)

4. คณะกรรมการฯบกพร่องในการเก็บรักษา และติดตามขั้นตอนการปฏิบัติงานอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรในการพิจารณาการวิจัยครั้งแรกและสืบเนื่อง [21 CFR § 56.108(a) and 21 CFR § 56.115(a)].

A. นโยบายและขั้นตอนการปฏิบัติงานฉบับวันที่ 10/29/03 กำหนดให้มีการส่งรายงานความก้าวหน้าของการวิจัยอย่างน้อยปีละครั้งและสรุปการดำเนินงาน นโยบายของคณะกรรมการฯกำหนดให้คณะกรรมการฯเก็บรักษาบันทึกการติดต่อสื่อสารระหว่างคณะกรรมการฯกับผู้วิจัยทั้งหมด ในแฟ้มเอกสารของคณะกรรมการฯ พบว่าไม่มีเอกสารบันทึกรายงานความก้าวหน้า รวมทั้งไม่มีเอกสารการติดตามรายงานความก้าวหน้าของคณะกรรมการฯกับผู้วิจัยเลย

B. คณะกรรมการฯบกพร่องในการพิจารณาและอนุมัติใบยินยอมจากสถานที่วิจัยในโครงการ ต่อไปนี้

Collection site	Consent form date
[redacted]	8/14/03
[redacted]	8/20/03
[redacted]	3/27/03
[redacted]	3/27/03
[redacted]	3/27/03
[redacted]	3/27/03
[redacted]	3/27/03

เราแนะนำให้ท่านแก้ไขกระบวนการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร (SOPs) โดยให้มีการ

(1) กำหนดช่วงเวลาอนุมัติการวิจัยในจดหมายอนุมัติที่ให้แก่ผู้วิจัย ตามที่สัญญาไว้ในจดหมายชี้แจง

(2) กำหนดหมายเลขโครงการวิจัยเพื่อสะดวกในการสืบค้นและการเก็บเอกสาร

ในระหว่างการเยี่ยมตรวจตรา คณะกรรมการฯเก็บเอกสารโครงการวิจัยตามวันที่ประชุม เราแนะนำให้คณะกรรมการฯจัดทำและเก็บแฟ้มโครงการวิจัยแยกกันแต่ละโครงการ เพื่อสะดวกในการเก็บและสืบค้น

เราขอแนะนำให้พิจารณาถึงผลประโยชน์ทับซ้อนที่อาจมี และจะเปิดเผยอย่างไร เมื่อจะเพิ่มจำนวนสมาชิกคณะกรรมการฯ และแก้ไขขั้นตอนการปฏิบัติงานของคณะกรรมการฯ  เราพบว่าทั้ง Dr. G - the President, Chief Executive Officer, and Medical Director of OBI เป็นผู้วิจัยของทุกโครงการของ OBI รายงานการประชุมของคณะกรรมการฯบันทึกว่า Drs. G เข้าประชุมคณะกรรมการฯทุกครั้ง และอยู่ร่วมในการอภิปราย และออกเสียง รับผิดชอบในการกำหนดวาระการประชุม ส่งและรับเอกสารกับสมาชิกกรรมการ เก็บแฟ้มเอกสารของคณะกรรมการฯ ตาม 21 CFR § 56.107(e) ไม่ให้กรรมการที่มีผลประโยชน์ทับซ้อนร่วมพิจารณาการวิจัยครั้งแรกและสืบเนื่อง ยกเว้นแต่ให้ข้อมูลตามที่คณะกรรมการฯร้องขอ

จดหมายฉบับนี้ไม่มีความตั้งใจที่จะรายงานความบกพร่องในการดำเนินงานของคณะกรรมการฯทั้งหมด กรุณาชี้แจงกลับอย่างเป็นลายลักษณ์อักษรมายังสำนักงานนี้ภายใน 15 วันทำการที่คุณได้รับจดหมายฉบับนี้  ถึงการแก้ไขที่คุณทำและแผนการที่จะทำให้คณะกรรมการฯปฏิบัติตามข้อกำหนดของ USFDA กรุณาให้ข้อมูลที่ร้องขอและให้สำเนาเอกสารที่แก้ไข รวมถึง สำเนาเอกสารที่แก้ไขแล้ว ได้แก่ กระบวนการการปฏิบัติงานที่เป็นลายลักษณ์อักษร (SOPs) และรายนามคณะกรรมการฯที่แก้ไขพร้อมคำชี้แจง รวมทั้งแผนการดำเนินการและระบุวันที่คาดว่าจะเสร็จสิ้น

การชี้แจงอย่างไม่เหมาะสมต่อจดหมายเตือนฉบับนี้อาจส่งผลต่อการดำเนินการของคณะกรรมการฯต่อไป ตาม อำนาจในข้อ 21 CFR 56.120 และ 56.121 USFDAสามารถระงับการอนุมัติโครงการวิจัยใหม่ที่พิจารณาโดยคณะกรรมการฯ ตามข้อกำหนดของUSFDA ใน Parts 50 and 56 ห้ามไม่ให้มีการรับโครงการวิจัยใหม่จนถึงโครงการสืบเนื่องตาม 21 CFR Parts 50 and 56 ยุติทุกโครงการวิจัยที่กำลังดำเนินการอยู่ที่อนุมัติโดยคณะกรรมการฯนี้ และดำเนินการด้านกฏระเบียบเพื่อยุติการดำเนินงานของคณะกรรมการฯ.

กรุณาส่งคำชี้แจงมาที่:

Ms. XXXXXX